כמעט כל משרד, בלי קשר לגודלו או לתחום העיסוק שלו, זקוק לשורה ארוכה של מכשירים חשמליים חיוניים. אלה יסייעו לאנשיו להתנהל בצורה נכונה ולשמור על שגרת העבודה לה הם בוודאי מצפים. מכונות צילום נכנסות לתמונה בנקודה הזו בדיוק, שעה שברור שמדובר בפריט חובה של ממש. אז איך בוחרים את מכונת הצילום המשרדית האידיאלית?
מגוון רחב של שימושים
מכונת צילום משרדית יכולה להיות הרבה יותר מאשר מכונת צילום בלבד. למעשה, בשנים האחרונות גדלה בעשרות מונים הדרישה למכשירים משולבים, המגלמים בתוכם מספר פונקציות שכל משרד זקוק להן. כך, מעבר לצילום עשויות להציע מכונות אלה יכולת הדפסה, סריקה או אפילו שליחה בפקס של מסמכים. מכשיר שכזה מונע מאמצים רבים, חוסך מקום (אחרי הכול, אין צורך לרכוש מספר מכשירים שונים) ולעיתים גם כספים.
המשתנים שעומדים בבסיס המכונה
מכונות צילום משרדיות צריכות לעמוד במספר תנאים על מנת שיהיו יעילות באמת. היות והמשרד הממוצע זקוק לצילום של מסמכים בתדירות גבוהה, ולרוב גם בכמות גדולה, בחירה של מכונה עם קצב צילום גבוה היא החלטה ראויה, אולי אפילו מתבקשת. כיום ישנן מכונות צילום היכולות לצלם ולהדפיס דפים בכמויות שונות – החל מ-15 דפים בדקה ועד לכ-100 דפים – כך שהבחירה בהן יכולה להיות מתבקשת.
עמידות מכונת הצילום מהווה פרמטר חשוב גם כן. מונח זה מתייחס בפועל לעומס העבודה החודשי בו יכולה לעמוד המכונה על מנת להמשיך ולתפקד בצורה ראויה. מכונתה איכותית, מהבחינה הזו, יכולה לקחת על עצמה העתקה של לא פחות מכמאה אלף מסמכים מדי חודש, מה שמתאים כמו כפפה ליד למשרדים אשר סדר הגודל שלהם בינוני עד גדול. במקרים אחרים, ניתן להסתפק במכונות יעילות מעט פחות.
סוגיה משמעותית אחרת שצריכה להיכנס לתוך המשוואה היא איכות הצילום, בין השאר בהתייחס לשאלה משמעותית אחת: האם המכונה מבצעת את עבודתה בשחור לבן, או לחילופין בצבע? ברור שמכונות מהסוג השני יהיו יקרות יותר, אם כי לא כל משרד אכן זקוק להן. כמו בכל בחירה אחרת, הצרכים הספציפיים של המשרד, כמו גם דפוסי העבודה הצפויים או הקיימים בו, צריכים לשחק תפקיד בקבלת ההחלטה.
הגודל כן קובע
מכונות צילום מגיעות במגוון רחב של צורות וסגנונות. בין אם בוחרים במכונת צילום ייעודית ובין אם במכשיר משולב, יש להתבונן על ההיבטים הפיזיים שלהן ולהתאים אותם למאפייני המשרד. אחרי הכול, המכונות מגיעות בגדלים שונים, שאינם בהכרח מתאימים לכל סוג של משרד. זאת ועוד, ישנה אבחנה בין מכונות צילום עומדות, התופסות שטח נכבד בחלל המשרד, לבין כאלה הקומפקטיות יותר, אותן ניתן למקם גם על גבי השולחן.